Κύριος Ομάδες & Κλαμπ 20 Συμβουλές Προγραμματισμού Προϋπολογισμού για μια επιτυχημένη εκδήλωση

20 Συμβουλές Προγραμματισμού Προϋπολογισμού για μια επιτυχημένη εκδήλωση

φωτογραφία που κοιτάζει πάνω από ένα γραφείο με σελίδες γραφημάτων, κολλώδεις σημειώσεις, άτομα που εργάζονται μαζί

Θέλετε οι άνθρωποι να θυμούνται την εμπειρία της εκδήλωσής σας και ο προϋπολογισμός σας είναι το κλειδί για την πραγματοποίηση αυτών των ειδικών στιγμών. Κατά τη δημιουργία ενός προϋπολογισμού λειτουργίας για ένα συμβάν, είναι σημαντικό να ξεκινήσετε με ένα σχέδιο. Παρόλο που είναι αδύνατο να έχουμε έναν τέλειο προϋπολογισμό για την πένα, εδώ είναι χρήσιμες πληροφορίες για τη δημιουργία ενός λειτουργικού και ρεαλιστικού πλαισίου για την επόμενη εικονική ή προσωπική σας εκδήλωση.

Διεξαγωγή έρευνας για τον προϋπολογισμό σας

  1. Οραματιστείτε την εκδήλωσή σας - Πρώτη συμβουλή, κάντε κάποιο σχεδιασμό που δεν περιλαμβάνει καθόλου χρήματα. Δημιουργήστε ένα χρονοδιάγραμμα, συμπεριλαμβανομένου του τι πρόκειται να συμβεί και του προσωπικού που θα χρειαστείτε για κάθε τμήμα της εκδήλωσης. Μοιραστείτε το με τους ενδιαφερόμενους και βεβαιωθείτε ότι όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα. Στη συνέχεια, μπορείτε πραγματικά να αρχίσετε να βλέπετε το πραγματικό κόστος και τις προτεραιότητες για όλους όσους σχεδιάζουν την εκδήλωση.
  2. Μετρητά μετρητών - Πόσο, ρεαλιστικά, μπορείτε να ξοδέψετε σε αυτήν την εκδήλωση χωρίς να προκαλέσετε οικονομικό άγχος; Στη συνέχεια, διευκρινίστε τις κορυφαίες προτεραιότητές σας για αυτήν την εκδήλωση. Αυτά θα είναι τα 'βασικά απαραίτητα' καθώς αρχίζετε να περιορίζετε ό, τι είναι απαραίτητο στον προϋπολογισμό σας και τι όχι.
  3. Θέματα θέσης - Σκεφτείτε επίσης μεγάλη εικόνα για το χώρο σας. Θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε έναν ελεύθερο ή δωρεά χώρο; Φροντίστε να πραγματοποιήσετε ορισμένες προκαταρκτικές κλήσεις για να ελέγξετε τη διαθεσιμότητα και ρωτήστε εάν υπάρχουν επιπλέον χρεώσεις για τη χρήση του χώρου, όπως υπηρεσίες φύλαξης και θέματα στάθμευσης.
  4. Κάντε κάποια επιλογή εγκεφάλου - Δίκτυο με άτομα που έχουν πραγματοποιήσει παρόμοιες εκδηλώσεις, όπως άλλες μη κερδοσκοπικές εκδηλώσεις συγκέντρωσης χρημάτων. Ρωτήστε για τον προϋπολογισμό τους και ποιες 'εκπλήξεις' προέκυψαν που ίσως να μην σκέφτεστε.
  5. Ιστορικά δεδομένα Sleuth - Ένα άλλο ερευνητικό στοιχείο εξετάζει τους προϋπολογισμούς ιστορικών εκδηλώσεων για τον οργανισμό σας. Αν πρόκειται για εκδήλωση για πρώτη φορά, αναζητήστε παραδείγματα προϋπολογισμών στο διαδίκτυο με τρέχουσες εκτιμήσεις τιμολόγησης (οι οποίες θα διαφέρουν από περιοχή σε περιοχή) για παρόμοια συμβάντα.
  6. Τάσεις τιμολόγησης - Ερευνήστε τις κοινές τάσεις τιμολόγησης στην περιοχή σας για αντικείμενα μεγάλων εισιτηρίων, όπως ενοικίαση χώρου, έξοδα τροφοδοσίας και τεχνικές ανάγκες. Επικοινωνήστε με πολλές εταιρείες για προσφορές και φροντίστε να δείτε τις διαδικτυακές κριτικές και τις βαθμολογίες του Better Business Bureau.
  7. Υψηλή και χαμηλή λίστα - Δημιουργήστε μια λίστα για τον προϋπολογισμό σας που εξετάζει πού μπορείτε να ξεφύγετε με λιγότερες δαπάνες και πού δεν θέλετε να περικόψετε. Συζητήστε το με άλλους ενδιαφερόμενους στην εκδήλωση. Για παράδειγμα, θα ήταν όλοι υπέρ του δανεισμού τραπεζιών εάν μπορούν να καλυφθούν από υψηλής ποιότητας τραπεζομάντιλα;
  8. Χορηγοί, δωρεές και δωρεάν πράγματα, Oh My - Οι δωρεές και οι χορηγοί εκδηλώσεων μπορούν να βοηθήσουν στην υλοποίηση ορισμένων στοιχείων γραμμής του προϋπολογισμού σας. Επιστρέψτε σε όσους έχουν βοηθήσει στο παρελθόν και προβληματιστείτε για νέες επιχειρήσεις που μπορεί να είναι ενθουσιασμένοι για να βοηθήσουν. Χρησιμοποιήστε όσο το δυνατόν περισσότερο τους εθελοντές και φροντίστε να ολοκληρώσετε το παιχνίδι επικοινωνίας και οργάνωσής σας με μια εγγραφή.
  9. Εξαλείψτε τις εκπλήξεις - Μόλις δημιουργήσετε το χρονοδιάγραμμα του προγράμματος εκδηλώσεων και συνοψίσετε την έρευνά σας, θα έχετε μια πρόχειρη προβολή των συνολικών δαπανών. Τώρα μπορείτε να αρχίσετε να συμπληρώνετε τις λεπτομέρειες, λαμβάνοντας υπόψη τι έχετε στην τράπεζα και τα βασικά στοιχεία καθοδήγησής σας, για να ελαχιστοποιήσετε τις εκπλήξεις αργότερα.

Εγγραφείτε παρευρισκόμενοι σε συνέδριο ηγεσίας με ηλεκτρονική εγγραφή. Δείτε ένα παράδειγμα

Δημιουργήστε τον προϋπολογισμό σας

  1. Κόστος - Παρακολούθηση όλων των προβλεπόμενων τελών που ενδέχεται να σχετίζονται με την ενοικίαση του χώρου, όπως η καθαριότητα, οποιεσδήποτε ανάγκες προσωπικού και εξυπηρέτησης, και εάν θα υπάρξει πρόσθετο κόστος ενοικίασης επίπλων.
  2. Ειδική πινακίδα και διακόσμηση - Η εξατομίκευση είναι μια αυξανόμενη τάση στο σχεδιασμό εκδηλώσεων, οπότε φροντίστε να λάβετε υπόψη το κόστος της εξατομίκευσης του χώρου με τις ανάγκες διακόσμησης και σήμανση που βελτιώνει την εμπειρία της εκδήλωσης για τους επισκέπτες.
  3. Τεχνολογία εκδηλώσεων - Αυτό το ευρύ φάσμα αναγκών μπορεί να περιλαμβάνει φωτογραφία, ήχο, ένα εργαλείο εγγραφής και βίντεο. Εάν χρειάζεστε έναν έμπειρο τεχνικό ήχου για την εκδήλωσή σας, ερευνήστε τις ωριαίες τιμές και βεβαιωθείτε ότι αυτό το κόστος περιλαμβάνεται στον προϋπολογισμό. Εάν η εκδήλωσή σας περιλαμβάνει παρουσιάσεις βίντεο, φροντίστε να συμπεριλάβετε τυχόν κόστος παραγωγής.
  4. Ψυχαγωγία - Εάν θα προσφέρετε τιμητικά σε ομιλητές ή προσλαμβάνετε ψυχαγωγία, φροντίστε να συμπεριλάβετε τα στοιχεία γραμμής στον προϋπολογισμό λειτουργίας σας. Είναι εξίσου σημαντικό να αποκτήσετε ένα σαφές γραπτό συμβόλαιο, οπότε οι προσδοκίες και οι πληρωμές διατυπώνονται σαφώς.
  5. Κόστος τροφοδοσίας - Εδώ θα βοηθήσει η έρευνά σας καθώς πλοηγείστε σε συμβόλαια τροφοδοσίας. Εάν θα έχετε διακομιστές, συμπεριλάβετε αυτήν τη λεπτομέρεια στον προϋπολογισμό σας και συμπεριλάβετε τυχόν φιλοδωρήματα που ίσως θέλετε να δώσετε. Φροντίστε να συμβουλευτείτε προσεκτικά την υψηλή και χαμηλή λίστα σας, καθώς η τροφοδοσία μπορεί να είναι μια εξαιρετική πηγή υπερβολικών δαπανών ή ένα εξαιρετικό μέρος για εξοικονόμηση.
συνέδρια συνέδρια σεμινάρια φόρουμ εγγραφές προγραμματίζει επαγγελματίες εκδηλώσεις επιχειρήσεις εγγραφή φόρμα αγώνες που τρέχουν 5k 10k έρανο μαραθώνιο εγγραφή έντυπο
  1. Μεταφορά - Είναι σημαντικό να σκεφτείτε τις ανάγκες μεταφοράς, καθώς αυτές μπορεί να είναι μια έκπληξη προϋπολογισμού εάν δεν έχετε λάβει υπόψη τις λεπτομέρειες του χρονολογίου σας ή τι θα χρειαστείτε για τη μεταφορά ατόμων. Αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει πράγματα όπως καροτσάκια γκολφ για μεταφορά με τρέιλερ ή ρυμουλκούμενα και φορτηγά για ανάσυρση στάσης ή μεγαλύτερα αντικείμενα.
  2. Ασφάλεια, εάν χρειάζεται - Ανάλογα με τη φύση της εκδήλωσής σας, συμβουλευτείτε τα ενδιαφερόμενα μέρη σας για να δείτε αν η ασφάλεια σε ετοιμότητα για ένα μέρος ή ολόκληρη η εκδήλωσή σας είναι προς το συμφέρον του οργανισμού σας.
  3. Ευχαριστώ Δώρα - Να θυμάστε τους χορηγούς και τους εθελοντές σας με ένα ευχαριστώ μετά την εκδήλωσή σας έχει μεγάλο αντίκτυπο και αντανακλά θετικά στον οργανισμό σας. Ωστόσο, η τιμή ακόμη και ενός γραμματοσήμου μπορεί μερικές φορές να είναι μια όχι τόσο διασκεδαστική έκπληξη! Φροντίστε να προσθέσετε στον προϋπολογισμό σας τυχόν σχέδια που έχετε για να ευχαριστήσετε τους βοηθούς σας.
  4. Συμπεριλάβετε το περιθώριο - Δώστε στον εαυτό σας λίγο χώρο στον προϋπολογισμό σας. Μερικοί λένε ότι περιλαμβάνουν έως και 20% του προϋπολογισμού της εκδήλωσής σας για υπερβολικές δαπάνες προϋπολογισμού. Αν θέλετε να διοργανώσετε την εκδήλωσή σας χωρίς να χάνετε κουκκίδες πάνω από κάθε μικρό πράγμα, αυτή η τελευταία γραμμή του προϋπολογισμού σας θα σώζει τη λογική σας κάθε φορά.

Συντονίστε τους εθελοντές του φεστιβάλ με μια ηλεκτρονική εγγραφή. Δείτε ένα παράδειγμα

Εργασίες μετά την εκδήλωση

  1. Γίνετε εξοικονόμηση - Φροντίστε να διατηρήσετε όλες τις αποδείξεις, τις συμβάσεις τόπου και τις συμβάσεις προσωπικού καθώς προχωράτε. Εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε μια δωρεάν εφαρμογή σαρωτή για να τραβήξετε φωτογραφίες από όλα τα χαρτιά σας για να τη διατηρήσετε πρακτική και οργανωμένη.
  2. Συνοψίστε τις αποταμιεύσεις και τις εκπλήξεις - Μετά την εκδήλωσή σας, φροντίστε να ενημερώσετε τις προβλεπόμενες έναντι των πραγματικών δαπανών. Εάν υπήρχαν θετικές περιοχές εξοικονόμησης, δεν θα βλάψει να τονίσετε στον οργανισμό σας την αξία που φέρατε στη διαδικασία. Και τέλος, μην ξεχάσετε να σημειώσετε αν υπήρχαν αιφνιδιαστικά στοιχεία γραμμής που ενδέχεται να χρειαστούν να προστεθούν για μελλοντικά συμβάντα.

Ο προϋπολογισμός σας είναι η κόλλα που ενώνει όλα τα κινούμενα μέρη της εκδήλωσής σας, επομένως είναι ζωτικής σημασίας να δώσετε το χρόνο και την προσοχή που του αξίζει. Έχοντας έναν προσεκτικό και προσεκτικά κατασκευασμένο προϋπολογισμό θα είναι σαν να έχετε ένα νικηφόρο βιβλίο για την επόμενη εκδήλωση του οργανισμού σας. Πάμε ομάδα!

Τζούλι Ντέιβιντ είναι ανεξάρτητος συγγραφέας, εκπαιδευτικός και λατρεία της γυναίκας του πάστορα από το Midwest που του αρέσει αγκαλιές.

πόσο καιρό είναι ο θεός του πολέμου 2018

Το DesktopLinuxAtHome διευκολύνει την οργάνωση ομάδων και συλλόγων.


Ενδιαφέροντα Άρθρα

Επιλογή Συντάκτη

Το gadget «μπανάνα» για σώβρακο επιτρέπει στους επιβάτες να κλανάνε στις πτήσεις και φιλτράρουν τη μυρωδιά
Το gadget «μπανάνα» για σώβρακο επιτρέπει στους επιβάτες να κλανάνε στις πτήσεις και φιλτράρουν τη μυρωδιά
Οι επιβάτες του αεροπλάνου μπορούν πλέον να περνούν τον αέρα χωρίς να προκαλούν βρώμα — χάρη σε ένα gadget σε σχήμα μπανάνας στο παντελόνι τους. Το ένθετο αφρού φοριέται ανάμεσα στους γλουτούς. Λέγεται ότι φιλτράρει τις μυρωδιές της κλανιάς και…
Το φημολογούμενο iPhone X Plus της Apple θα γεμίσει μια οθόνη 6,5 ιντσών σε ένα πακέτο μεγέθους iPhone 8 Plus
Το φημολογούμενο iPhone X Plus της Apple θα γεμίσει μια οθόνη 6,5 ιντσών σε ένα πακέτο μεγέθους iPhone 8 Plus
Το επερχόμενο iPhone X Plus της APPLE θεωρείται ότι θα είναι το μεγαλύτερο smartphone της ποτέ, αλλά δεν θα είναι μεγαλύτερο από το iPhone 8 Plus. Πάντα ο καινοτόμος, ο τεχνολογικός γίγαντας φέρεται να σχεδιάζει…
Αποκαλύφθηκαν όλα τα δωρεάν παιχνίδια Xbox και PS4 που μπορείτε να κατεβάσετε τον Απρίλιο
Αποκαλύφθηκαν όλα τα δωρεάν παιχνίδια Xbox και PS4 που μπορείτε να κατεβάσετε τον Απρίλιο
Οι κάτοχοι XBOX και PS4 μπορούν να πάρουν δύο δωρεάν παιχνίδια αυτόν τον μήνα – εάν πληροίτε τα σωστά κριτήρια. Θα χρειαστείτε μια συνδρομή Xbox Live ή συνδρομή PS Plus για να προκριθείτε, την οποία πολλοί παίκτες θα έχουν ήδη…
Πρώτα κοιτάξτε το ΝΕΟ χρώμα του iPhone 13 πριν ακόμα κυκλοφορήσει στην αγορά
Πρώτα κοιτάξτε το ΝΕΟ χρώμα του iPhone 13 πριν ακόμα κυκλοφορήσει στην αγορά
Το νέο iPhone 13 Pro της APPLE κυκλοφορεί αύριο – και είναι διαθέσιμο σε νέα επιλογή χρώματος Sierra Blue. Οι νέες εργασίες βαφής iPhone είναι πάντα δελεαστικές και σας επιτρέπουν να αναδείξετε το εντυπωσιακό νέο σας μοντέλο. …
Κυκλοφόρησε το Microsoft Edge 84 Stable
Κυκλοφόρησε το Microsoft Edge 84 Stable
Η Microsoft κυκλοφόρησε σήμερα το Edge 84 στους χρήστες του σταθερού κλάδου. Είναι μια σημαντική έκδοση του προγράμματος περιήγησης, η οποία περιλαμβάνει πολλές αλλαγές και νέες δυνατότητες.
Τι είναι η Χάρτα των Snoopers; Το νομοσχέδιο του Ηνωμένου Βασιλείου για τη μαζική κατασκοπεία κρίθηκε ΠΑΡΑΝΟΜΟ σύμφωνα με τη νομοθεσία της ΕΕ
Τι είναι η Χάρτα των Snoopers; Το νομοσχέδιο του Ηνωμένου Βασιλείου για τη μαζική κατασκοπεία κρίθηκε ΠΑΡΑΝΟΜΟ σύμφωνα με τη νομοθεσία της ΕΕ
Το The Snoopers’ Charter είναι ένα παρατσούκλι για το Investigatory Powers Act 2016, ένα σαρωτικό νομοσχέδιο μαζικής παρακολούθησης που επιτρέπει στις κυβερνητικές υπηρεσίες να κατασκοπεύουν τους πάντες στη Βρετανία. Αρχικά εγκέφαλος…
Το Pokemon Quest κυκλοφορεί τώρα για κινητά και το Nintendo Switch ΔΩΡΕΑΝ
Το Pokemon Quest κυκλοφορεί τώρα για κινητά και το Nintendo Switch ΔΩΡΕΑΝ
Τα BOSSES στην The Pokémon Company αποκάλυψαν ένα ολοκαίνουργιο παιχνίδι Pokémon για τα smartphone σας – το Pokémon Quest. Το παιχνίδι ήταν αρχικά διαθέσιμο μόνο για λήψη στο Nintendo Switch, αλλά τώρα είναι γ…